Berkenalan Dengan Tim Konsumsi di Konferensi LibreOffice Indonesia 2018

Konferensi LibreOffice Indonesia 2018 telah disiapkan dengan matang sejak satu bulan oleh pihak panitia penyelenggara sebelum acara tersebut sukses terlaksana pada 23-25/03/2018 kemarin.

Pada postingan ini saya akan berbagi cerita mengenai sistem kepanitiaan Konferensi LibreOffice Indonesia 2018, terutama tim saya, Tim Konsumsi. Seperti yang telah saya sebutkan dipostingan sebelumnya bahwa kepanitiaan Konferensi LibreOffice Indonesia 2018 dibagi menjadi Panitia Nasional dan Panitia Lokal, lalu apakah perbedaan dari kedua kepanitiaan tersebut? Kurang lebih berikut adalah perbedaannya:

Panitia Nasional adalah kelompok kepanitian yang terhimpun dari beberapa komunitas perangkat lunak bebas yang ada di Indonesia, seperti GLIB (GNU/Linux Bogor), KLIM (Komunitas GNU/Linux Malang) dan openSUSE ID, anda dapat melihat pendukung acara di laman https://libreoffice.id/.

Panitia Lokal adalah kelompok kepanitiaan yang terhimpun dari pihak penyelenggara dan pihak tuan rumah, dalam hal ini, Komunitas LibreOffice Indonesia selaku penyelenggara acara dan bekerja sama dengan Politeknik Elektronika Negeri Surabaya (PENS) dan PT Rahajasa Media Internet. Dari kepanitiaan lokal inilah terbentuk tim-tim khusus untuk menompang kegiatan yang berjalan selama tiga hari penuh.

Pada postingan ini saya juga ingin sekali membagikan cerita dari semua sistem kepanitiaan yang ada di balik acara Konferensi LibreOffice Indonesia 2018, akan tetapi mungkin bukan “wilayah” saya untuk bercerita yang bukan menjadi wewenang saya, karena saya menjadi Manajer di Tim Konsumsi, maka berikut beberapa penggal cerita “Tim Konsumsi di balik Konferensi LibreOffice Indonesia 2018”:

[caption id="" align="alignnone" width="601"] Tim Konsumsi : (dari kiri) Muslih, Dhiska, Firyal, Dinda, Umam[/caption]

Apakah anda sempat berfikir?, saat anda menghadiri suatu acara anda disuguhkan meja registrasi dan diberi snack box dan air mineral, lalu saat waktu ISHOMA (istirahat, sholat dan makan) anda diberi makan oleh panitia, dan mungkin saat acara tersebut menyediakan coffee break anda-pun bisa ngopi untuk menyegarkan fikiran anda kembali. Yah, semua itu adalah tidak lepas dari hasil koordinasi dari Tim Konsumsi dengan panitia yang lain. Intinya, Tim Konsumsi bekerja jauh sebelum terlaksananya acara hingga acara tersebut selesai.

Menginjak dua minggu persiapan Konferensi LibreOffice Indonesia 2018, kepanitiaan telah terbagi menjadi beberapa tim, tak ketinggalan, Tim Konsumsi menjadi tim yang memiliki pengeluaran terbesar bila dibandingkan dengan tim yang lain, sehingga kami harus berhati-hati dalam membuat perancangan anggaran dana terutama dengan hal-hal yang tidak terduga.

Tim Konsumsi yang beranggotakan lima orang harus membagi job desc agar lebih fokus dalam menganalisa kebutuhan yang diperlukan selama acara, job desc pun dibagi untuk menyiapkan kebutuhan selama acara berlangsung, sesuai dengan agenda acara.

[caption id="" align="alignnone" width="601"] Tim konsumsi sedang berdiskusi dengan tim panitia yang lain.[/caption]

Persiapan untuk acara hari pertama, lokakarya, menitik beratkan pada jenis konsumsi yang dipesan, karena ada kekhususan tersendiri, sesuai dengan permintaan pak Haris, selaku ketua Panitia Nasional.

Persiapan untuk hari kedua dan ketiga pun sama dengan hari pertama tapi ada perbedaannya, perbedaan terletak pada ketersediaan pajak dan rekening atas nama usaha yang dimiliki pihak katering, karena untuk urusan konsumsi hari pertama dan kedua ini ditanggung sepenuhnya oleh pihak seponsor, dalam hal ini Kemkominfo RI. Pada hari tersebut Tim Konsumsi juga harus menyiapkan pelengkap untuk menu utama konsumsi, coffee break, sebanyak dua orang harus bekerja keras melakukan survei mengenai kebutuhannya, sisanya yang lain harus menyiapkan suguhan untuk tamu dan pembicara utama saat acara berlangsung.

[caption id="" align="alignnone" width="601"] Peserta antri untuk mengambil konsumsi[/caption]

Tim Konsumsi telah menyelesaikan beberapa tugas utamanya, selanjutnya tinggal melakukan rekayasa mengenai mekanisme pembagian konsumsi, untuk itu Tim Konsumsi bekerja sama dengan dua tim panitia, yaitu Tim Perlengkapan dan Tim Resepsionis. Kepada Tim Perlengkapan, Tim Konsumsi meminta bantuan untuk menyiapkan tempat dan mengaturnya agar tidak terjadi antrian yang panjang dan peserta dapat menikmati hidangan dengan nyaman. Tim Resepsionis menjadi tim yang menjaga tempat tanda tangan pengambilan konsumsi dan memberikan tanda bahwa peserta telah menerima konsumsi.

[caption id="" align="alignnone" width="601"] Kegiatan makan malam yang diseponsori oleh LibreOffice ID.[/caption]

Diluar tugas acara, Tim Konsumsi, melalui manajernya ditugaskan mencari tempat untuk menjamu pembicara dan panitia, saat makan malam, kami sempatkan untuk bertukar fikiran mengenai segala hal tentang seluk-beluk perangkat lunak bebas dan komunitas yang ada dibaliknya.